He sido durante mucho tiempo un fiel admirador de esos sistemas de gestión del tiempo, manuales y trucos que dicen harán mejorar tu productividad, sobre todo a la hora de gestionar el correo electrónico, que llega por decenas cada hora y nunca sabes cuándo acabará.
Es triste ver que tu trabajo parece no acabar nunca y que, ante todo, parece que acabarás explotando porque no tienes tiempo de terminar nada. Es más común de lo que piensas que la gente odie el correo electrónico porque es algo que nunca para, siempre hay algo nuevo que revisar. Es una sensación estresante y eso le pasa factura a mucha gente.
Tener un smartphone no es que ayude mucho, las notificaciones, son una interminable lista de cosas que revisar.
Este es el mundo en el que vives, en el que odias las herramientas que usas porque personas no paran de enviarte mensajes. ¿Cuál es el problema? No es el correo electrónico, el problema eres tú y tu forma de comportarte con la información que te llega. Una vez grabes a fuego esto, no te garantizo que seas más feliz, pero por lo menos algo menos culpable.
La información del correo, de las redes sociales y de las aplicaciones que mandan mensajes con notificaciones urgentes son hoy en día una fuente incansable de estrés para muchas personas. No es que no sea un verdadero problema, pero de verdad, ¿no es la tecnología más que una herramienta?
Identifica en ti estos síntomas y sigue leyendo: no paras de revisar tu móvil para ver si tienes algo nuevo. Estás en media docena de conversaciones de chat. Tienes más de una aplicación de noticias que manda notificaciones urgentes. Tu trabajo te “obliga” a estar siempre conectado. Crees que dejas el trabajo a medias pero necesitas dormir.
Felicidades, eres parte de una generación consumida por sus herramientas.
El problema eres tú y tus herramientas
Se dice que el primer paso para arreglar cualquier cosa es asumir que se tiene un problema. Grande o pequeño, da igual, si tu crees que es un problema tienes que lidiar con él.
Generalmente está en que tenemos demasiadas cosas en frente de nosotros y que nos pide atención: Tu smartphone, tu tablet o tu portátil con decenas de aplicaciones abiertas.
Existen cantidad de trucos para evitar estas grandes distracciones. Por ejemplo, para las personas que tienen problemas con el correo electrónico, la regla de oro es simple: si no quieres recibir tanto correo, no envíes tanto correo. Tan simple pero a la vez tan complicado que depende mucho de tu actividad.
Otro de los grandes trucos para hacer menor tu cantidad de correo es, bueno, un truco “sucio” pero que suele funcionar, añade al final de cada email algo como “enviado desde mi móvil”. Esto hará que mucha gente que te quiera responder lo haga de una forma más concreta y rápida de forma inconsciente al saber que lo verás en una pantalla pequeña.
Si tu problema son las distracciones con tu ordenador, otro intento de solución es buscar reducirlas simple y efectivo: maximiza tus ventanas.
Me explico.
Digamos que tu trabajo es con un portátil de 13 o 15 pulgadas. Abre todas las ventanas para que ocupen toda la pantalla. Esto en Windows y Linux es simplemente maximizando la ventana; en OS X es poniendo las aplicaciones a pantalla completa.
Este truco lo que pretende es que tu vista se concentre en un solo tipo de contenido. Cuando tienes una aplicación abierta, le prestas atención, con diferentes abiertas tu vista tiende a distraerse y enfocar el contenido de otra, sobre todo cuando alguna de ellas tiene animaciones.
Digamos que necesitas tener dos aplicaciones abiertas y el pasar de una a otra no es una opción, necesitas las dos a la vista. Si tienes una Tablet, úsala como segundo monitor. Si no, intenta poner esta dos aplicaciones para que cada una ocupe el 50% de la ventana. De nuevo, el truco es intentar mantener tu vista concentrada en una o dos cosas al mismo tiempo. Prioriza tu trabajo.
En resumen, la idea principal es intentar creer que tu ordenador tan solo es capaz de mostrar una aplicación en pantalla. Es un simple ejercicio mental que realmente ayuda a concentrarse en lo que de verdad requiere tu atención.
Los problemas de concentración son —por propia experiencia— casi en su totalidad un problema de enfoque. Si no necesitas para trabajar un gran monitor de 24 pulgadas, no lo uses. Si recibes demasiadas notificaciones en tu móvil, configura que tan solo las aplicaciones más importantes salgan en el centro de notificaciones. Si tienes que responder 37 correos electrónicos, mantén un ritmo respondiendo todo lo importante.
Existen muchas aplicaciones que te prometen mejorar tu tiempo de trabajo, gestión del tiempo o herramientas que te permite delegar mensajes para verlos más tarde. Pruébalas, si en una semana no lograste mejorar, olvídala.
Tienes que tomar el control de tu ambiente y ante todo, calmarte, porque hoy en día muchos trabajos simplemente no terminan con una jornada laboral tradicional.
Foto portada (cc) Susan Sermoneta
