Coronavirus: los 7 mejores tips para trabajar desde casa, por expertos en trabajo remoto

Para prevenir el contagio del coronavirus, los expertos recomiendan la cuarentena como medida de prevención. Eso no necesariamente tiene que significar que no puedas trabajar. El teletrabajo se ha convertido cada vez más en una opción viable para continuar los deberes sin ponernos en riesgo.

Consultamos con los expertos en trabajo remoto, 9punto5, quienes realizan una conferencia anual sobre el tema. Este miércoles 18 de marzo, a las 17:00 hrs. (Chile) realizarán un webinar gratuito sobre Trabajo Remoto. Tendrá una duración de una hora, donde se tocarán temas como el espacio de trabajo, cómo manejar comunicación en equipos remotos, cómo generar sentido de equipo y tips de productividad. Como invitado estará Juan Pablo Lopez Navarro, Sr Technical Program Manager en Amazon.

Tips para teletrabajo

Para darte un pequeño adelanto del webinar, le pedimos al equipo de 9punto5 que nos dieran sus mejores tips para trabajar desde el hogar. Esto es lo que nos dijeron.

1. Define cuál será la modalidad en remoto

Trabajar remoto tiene muchas libertades, una de ellas es el horario de trabajo. Principalmente hay dos opciones, los equipos pueden trabajar en el mismo horario (sincrónicamente) o cada quien define sus tiempos de trabajo siempre que cumpla con sus objetivos (asincrónico). Consensuar la modalidad de trabajo remoto al comienzo podrá evitar posibles inconvenientes a futuro.

2. Buenas prácticas de reuniones remotas

Es importante considerar que una videollamada es el símil de una reunión presencial, por eso:

1. Conéctate unos minutos antes. Esto te da tiempo para revisar que el micrófono y la cámara funcionen correctamente.
2. Activa la cámara como si fuera una conversación cara a cara. De ésta forma no se pierde el lenguaje no verbal y disminuyen las probabilidades de distraerse o hacer otra acción.
3. Busca un lugar sin ruidos. Si el lugar no es lo suficientemente tranquilo utiliza audífonos y silencia tu micrófono cuando los demás hablen.

3. Definir límites en la casa

Si bien se ha sugerido, bajo la contingencia actual, que las empresa adopten prácticas de trabajo remoto, existen muchos desafíos y nuevos problemas que esto genera. Por ejemplo, ¿cómo cambian los tiempos y calidad de vida de la familia?

Trabajar de casa puede ser estresante, ya que tu familia puede pensar que estás disponible para ellos en ese momento. Es mejor, hablar directamente y con claridad, sobre el tiempo en que se está trabajando y se está disponible para familia. Puede ser una pieza exclusiva para el trabajo, los audífonos, estar tomando notas en una libreta, hasta una prenda de vestir. Cualquier cosa que permita saber al resto de la familia que en ese momento no puede haber interrupción.

Éstas misma rutinas darán pie para también definir los momentos donde por ningún motivo se trabaja. Fines de semana, después de cierta hora en el día, etc.

4. Haz saber que estás ahí

Al implementar modalidad remota, seguro estarás participando de muchas videollamadas o conferencias. No esperes que el que convoca la reunión siempre sea el que tiene que dirigir o plantear temas. Si tu equipo es nuevo en el trabajo remoto, piensa que todos están intentando lo mejor, y se están adaptando a esta modalidad.

Por eso, cuando alguien haga una pregunta a todos en la conferencia, haz algo para saber que sigues ahí, poniendo atención. Después de una pregunta como, «¿Alguien tiene alguna pregunta?», un simple «No, no tengo más preguntas» ayuda al que la está haciendo a tener más confianza para seguir hablando.

No hay nada peor, como una llamada en modalidad trabajo remoto, que debiese ser productiva y se convierte en un monólogo o discurso de unos pocos.

5. Rutina para empezar y terminar el día

Algo que la mayoría no debería extrañar gracias al Trabajo Remoto son los viajes a la oficina, de hasta 30 minutos en algunos casos y de ¡más de 2 horas! en otros. Imagínate que si vas de lunes a viernes a la oficina y cada viaje te toma 45 minutos promedio, gastas más de 15 días viajando al año.

Ante esto la idea de ganar este tiempo para otras actividades y de poder estar productivo poco después de levantarte, es algo que suena muy bien. Para que esto pase, es muy recomendable establecer una rutina que te ayude a entrar en “modo trabajo”.

Cada quien termina encontrando su forma, puede ser simplemente un café, instalarte en tu lugar para trabajar, quizá necesitas vestirte igual que como irías a la oficina, algunos tienen el truco de usar cierta prenda/accesorio especial.

También necesitas hacer esto para dejar de trabajar. Si lo haces desde tu hogar, el espacio que antes era esencialmente para tu vida persona/familiar, ahora se ha visto invadido por tu trabajo. Así que es importante y sano ponerle límites.

Tienes que encontrar la forma de de decirle a tu cerebro cuándo entrar y salir del modo trabajo.

6. Desarrolla tu habilidad para escribir

En una oficina (en un buen día), la conversación cara a cara suele ser muy efectiva para avanzar en un tema. Cuando finalmente llegas a un acuerdo, probablemente escribirás un correo electrónico con el asunto «resumen de lo que acordamos”. Al trabajar a distancia, muchas de estas interacciones desaparecen o cambian. Donde antes podías escuchar, ver y recibir información por lenguaje no verbal de alguien, ahora quizá solo podrás leer lo que esta persona te diga, perdiendo información en el proceso.

Si te tomas el trabajo remoto en serio y quieres sostenerlo en el tiempo, debes saber que en esta modalidad el principal soporte de la relación es escrito. Por esta razón necesitas mejorar tu habilidad para escribir, para así comunicar tus ideas de la forma más completa y clara posible. La idea es que quien te lea del otro lado, logre entender claramente lo quieres decir. Privilegia comunicar pensamientos completos, en vez de usar chats en los que hablas línea por línea.

La comunicación escrita además tiene otra ventaja. Permite que la información de la organización quede disponible para todos sus miembros, incluso para futuros empleados, quienes la podrán consultar y referenciar cuando la necesiten. Algo que se pierde en otros tipos de comunicación.

Sobre este punto existen herramientas de comunicación, para organizar la información y dar seguimiento al trabajo como Basecamp, Slack, Twist, Google Drive, Notion, Confluence, Trello, Jira, y muchas otras.

7. Esta reunión debió ser un mail

Las reuniones (presenciales o remotas) en ocasiones son la mejor opción, pero no abuses de ellas.

La comunicación escrita puede no alcanzar para abordar un tema, por ejemplo cuando se necesita resolver algo pronto. Aquí usar herramientas de video llamada como Hangout, Meet, Zoom, Skype pueden ser de gran ayuda.

Considera que cinco personas en una reunión de una hora, no es una reunión de una hora, es una reunión de cinco horas. Aprende a usar bien este tiempo, que cada reunión tenga una agenda previa para que todos sepan con anticipación de qué se tratará, cuánto durará, que se espera conseguir con esta reunión, cuál es el aporte que cada quien debería hacer. Una reunión, por lo general, debería terminar con una lista clara de cosas por hacer, con plazos definidos y responsables de cada tema.