Excel es sin duda uno de los programas de Office más útiles para la vida profesional. Su popularidad es innegable, pues actualmente es difícil imaginar una sola empresa que no haya creado al menos una hoja de cálculo.
Ser popular no significa que sea de fácil manejo para todos. El programa es tan complejo que tiene muchas fórmulas y funciones que no cualquiera podría recordar en su totalidad solo usando la memoria.
La Universidad de Harvard reconoce lo productivo que es saber manejar Excel. Por eso hizo una selección de herramientas importantes que terminaron siendo resumidas en solo 10 con el rótulo de «…que todos deberían conocer». Se trata de opciones y fórmulas fáciles de aprender pero que aportar mucho valor a la hora de utilizar una hoja de cálculo. A continuación están los 10 consejos:
Copiado especial
A veces tenemos una cifra producto de una fórmula o que posee un formato especial que queremos transferir a otra celda. Sin embargo, puede que queramos únicamente el número en bruto y no todo el resto de elementos que contenía la celda original. Definitivamente esto no es algo que conseguiremos con el Ctrl + C, Ctrl + V.
Existe una forma alternativa de obtener simplemente el número. Después de copiar con Ctrl + C, se utiliza Ctrl + Alt + V y este pega únicamente la cifra.
Añadir filas múltiples
Usualmente necesitarás añadir nuevas filas o columnas a tu hoja de cálculo, pero lo mejor es procurar no gastarse tanto tiempo en este proceso con demasiados clics. Si lo que quieres es añadir una sola fila o columna, el atajo de teclado (Ctrl, +) te será útil. Tan solo tienes que aclarar en qué dirección quieres que aparezca (Arriba, abajo, izquierda derecha).
También puedes hacer más eficaz la creación de un buen número de filas o columnas. Solo tienes que seleccionar varios de ellos (equivalente al número que quieres crear) y oprimir en «Insertar».
Flash Fill
Excel también puede aprender cosas del trabajo que estás haciendo. Por medio de Flash Fill podrá identificar patrones y así sugerir completar ciertas celdas para ahorrarte tiempo. Por ejemplo, si llenaste dos columnas con «Apellido» y «Primer Nombre», cuando quieras llenar la de «Nombre completo», el sistema podrá combinar por sí mismo los nombres y apellidos.
También puedes forzar esta función al oprimir Ctrl + E. También puedes ir a la pestaña de «Datos» y activar «Relleno Rápido». Si no te aparece, deberás ir a las opciones de Excel, ir a la pestaña «Avanzado» y «Relleno Rápido Automático».
Índice – Coincidir
ÍNDICE y COINCIDIR son herramientas muy útiles para realizar búsquedas. La razón es que estos te permiten encontrar valores en cualquier parte de la tabla independientemente de su posición.
Así sería la fórmula que aplicaría las dos funciones:
= INDICE (Columna de ganancias, COINCIDIR (Valor de búsqueda, columna Nombre del producto, 0))
Este método es uno de los más difíciles de dominar de esta lista. Sin embargo, afortunadamente existen muchos tutoriales que explican su desarrollo paso por paso.
Suma rápida
Digamos que tienes toda una columna con distintos valores numéricos en cada celda. Lo que quieres es sumarlas todas, pero definitivamente perderías mucho tiempo escribiendo «=SUMA (A1:A20)».
Para hacer de esto un proceso mucho más rápido, puedes acudir a la función de «Autosuma». Ubícate en la celda inferior a los datos que tienes y oprime el atajo (Ctrl + Shift + =). Inmediatamente te sumará los datos que tengas (aplicable también a filas).
CTRL Z / CTRL Y
Es bien sabido que el Ctrl + Z es útil para revertir todos nuestros errores. No obstante, hay veces que terminamos revirtiendo sin querer y pensamos que ya no hay nada que hacer y se debe hacer el proceso de nuevo. Eso no hace falta, pues con el comando Ctrl + Y recuperas los pasos que te devolviste al usar Ctrl + Y.
Eliminar duplicados
La siguiente función te permitirá eliminar todo valor o texto que se repita en varias celdas. Lo que hace es eliminar los valores repetidos y solamente dejar el primero que aparece.
En el siguiente ejemplo vemos varias marcas de celulares que aparecen más de una vez. Si usamos «eliminar duplicados» en la primera columna, tan solo cada una de las siguientes marcas aparecerá una vez.
Para ello hay que seleccionar la tabla, ir a la pestaña «Datos» de Excel y oprimir en el botón «Quitar Duplicados». Acto seguido el programa te preguntará a qué columna le vas a aplicar este cambio. Si seleccionas la columna de «Marca», solo tendrás 4 filas con las 4 marcas que están en esta tabla.
Congelar filas y columnas
Si tienes datos importantes en una columna que deseas contrastar con los de otra que está muy lejos, tal vez te rinda más congelar la primera. Esto hará que siempre aparezca en tu pantalla mientras te desplazas por la hoja de cálculo.
Para hacerlo necesitas ir a la pestaña «Vista», y seleccionar alguna de las opciones «involizar paneles», «inmovilizar fila superior» o «inmovilizar columna».
F4
La tecla F4 tiene dos funciones interesantes en Excel. La primera es para recorrer las distintas posibilidades de referencias absolutas o relativas de una celda. Es decir, si se referencia la celda C3, se puede cambiar a $C$3, C$3, $C3.
Por otro lado, F4 también repite la última acción que hiciste, si es que es posible. Por ejemplo, si acabas de ponerle borde a una celda, al oprimir F4 se aplicará el borde a la celda actual.
CTRL + Flechas
Imagina que tienes una base de datos muy grande (cientos de filas) y deseas bajar a la última cifra. Te tomará mucho tiempo si tratas de bajar por la columna manualmente. Sin embargo, existe una función para hacer esto inmediatamente y es utilizar Ctrl + Abajo. Con esto llegarás directamente al último dato de la columna. Cuidado: si tienes espacios en blanco, te detendrás en ese punto.
