Cómo aprendí a amar las videoconferencias en el trabajo

Como sabrán, en Betazeta tenemos un equipo internacional. Mi día a día implica laborar con gente en diferentes ciudades de México, Chile, España y Perú. Desde antes me he acostumbrado a trabajar a distancia, desde casa (o una cafetería o cualquier otro sitio, el mundo es mi oficina), y usando muchas herramientas tecnológicas. Una indispensable es la videoconferencia.

Las videoconferencias son una maravilla. Necesitas una conexión mínimamente estable y un servicio para comunicarte –mis predilectos son Skype y Hangouts, cada uno con sus pros y contras–. Dos segundos y ya estoy hablando con una o varias personas, coordinándonos y comunicándonos desde varias partes del mundo sin gastar más que la paga mensual del Internet (o en algunos casos, los datos del móvil).

No sólo en Betazeta. En otros proyectos donde colaboro también usamos una videoconferencia para ponernos de acuerdo. Vamos, hoy en día ya es lo más normal. Ni siquiera tendría que estar escribiendo una apología de esta herramienta: es barata, es funcional y se actualiza constantemente.

Pero no he logrado transmitir esa simpleza con todas las personas. Recuerdo que cuando daba consultoría, puse mi nombre de usuario de Skype en los datos de contacto. “¿Y esto qué es?”, preguntaban. Cuando les explicaba que podían llamarme por ahí en cualquier momento –lo tengo abierto siempre en el móvil y la PC–, no captaban. Les parecía muy inusual.

Inusual. Skype. Así las cosas.

El prejuicio a la videoconferencia

Hace un tiempo tuve un cliente que me encargó editar unos libros de gobierno. Después de ponerme de acuerdo con él, me dijo que hablara con su diseñador. “Bien. Hagamos una llamada por Skype”, le dije. No. Al día siguiente me subió a su auto, me hizo recorrer 600 kilómetros a otra ciudad ida y vuelta, y tuve la misma charla que pude haber sostenido desde mi casa.

La razón:

“Es que no es igual”

Entiendo el argumento del contacto humano: que no es lo mismo comunicarse a través de una computadora que cara a cara. Pero hablemos de productividad. Muchas empresas trabajan con gente que nunca se ve de frente (o lo hace hasta una gran reunión anual) y son exitosas; sus empleados se coordinan y se gestionan con solvencia.

Si usted esgrime la excusa del cara a cara, le digo una cosa: ¡justamente para eso se inventaron las videoconferencias! Una conversación así da mucha más información que un correo electrónico o hasta una llamada de voz. Pero el prejuicio está muy instalado y mejor perder horas en el tráfico o un viaje innecesario; tiempo que se podría invertir en, no sé, avanzar en el trabajo.

Por qué amar la videoconferencia

Algunas razones que me ha dado la experiencia, además de la mencionada facilidad para trabajar con equipos a distancia.

2. No hay traslados: algo que me enoja mucho es tener que moverme muchas veces el mismo día. El tiempo que se pierde en traslados es valioso y se puede aprovechar en otras cosas. Piense en cuántas horas se desperdician a la semana en moverse en reuniones.
4. Puede ser más productiva: En el café o el restaurante o donde sea que lleve sus reuniones, las conversaciones tienden a alargarse. No digo que una videoconferencia no pueda irse a una o dos horas, pero es más sencillo poner un tiempo límite (yo recomiendo media hora o 45 minutos).
6. Recursos compartidos: Compartir una pantalla para estudiar una presentación o abrir un documento compartido son formas de optimizar el trabajo y de sacarle provecho a una interacción a través de la red.
8. Funciona como filtro: Una de mis funciones favoritas. Imagine que está negociando un contrato en otra ciudad. En vez de viajar para cada ronda preliminar, puede concentrarse en avanzar por vía remota y ya reunirse personalmente cuando existe algo concreto. Aplica con clientes potenciales, cotizaciones y esas fases previas de trabajo.
10. Convivir con la gente: Hacer un hangout también es divertido. En una empresa descentralizada, organizar una videoconferencia colectiva es una forma de establecer lazos; quizá no de la misma manera que en el contacto natural, pero no por ello menos significativos o profundos.

En fin, vivimos en un mundo donde la penetración de acceso a Internet sigue aumentando y en el que muchos de estos recursos están disponibles de forma rápida y gratuita. Si los va a desaprovechar por una idea arcaica, es su decisión, pero si tiene la oportunidad de ahorrar tiempo y recursos, ¿por qué dejarlo pasar?

Piénselo la próxima vez que esté atorado en un taco rumbo a una junta innecesaria.

Foto (cc) Kenji Ross